Office Manager:in (m/w/d) – 20h Berlin Mitte

Du liebst Ordnung, Struktur und Menschenkontakt?

Dann bist du bei uns genau richtig! Als Office Manager:in wirst du zur zentralen Anlaufstelle für unser Team, unsere Gäste – und für alles, was unseren Büroalltag reibungslos macht. Du sorgst für einen Arbeitsplatz, an dem sich alle wohlfühlen, und dafür, dass im Hintergrund alles effizient organisiert ist.

Unsere Mission: Arbeiten, das sich gut anfühlt

Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt – das gilt für unsere Kund:innen genauso wie für unser Team. Wir glauben: Nur wer in einem gut organisierten Umfeld arbeitet, kann sein volles Potenzial entfalten. Dafür brauchen wir dich – als Organisationstalent, Möglichmacher:in und gute Seele des Büros in der Kernzeit von 10:00 bis 14:00 Uhr.

Deine Aufgaben im Überblick

Du gestaltest einen funktionierenden und einladenden Arbeitsplatz – für ein starkes Miteinander und effiziente Abläufe:

• Ansprechperson vor Ort: Du bist zentrale:r Kontakt für Teammitglieder, Gäste, Dienstleister und Lieferant:innen – freundlich, lösungsorientiert und präsent.

• Organisation des Empfangs & Büroalltags: Du managst Postbearbeitung, Materialbestellungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Verantwortung für Büroorganisation: Du planst Räume, verwaltest Inventar und optimierst interne Abläufe kontinuierlich.

• Ausstattung & Arbeitsumgebung: Du achtest darauf, dass Arbeitsplätze, Meetingräume und Gemeinschaftsbereiche stets funktional und gut ausgestattet sind.

• Koordination externer Partner:innen: Du steuerst Dienstleister wie Reinigung, Hausverwaltung oder Handwerksbetriebe – inklusive Kosten- und Vertragsmanagement.

• Administrative Unterstützung: Du unterstützt Geschäftsführung und Kolleg:innen bei Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Reiseplanung und kleineren Projekten im Backoffice.

• Struktur & Atmosphäre: Du sorgst für Sauberkeit, Ordnung und ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wohlfühlen – mit Blick fürs Detail und Prozessoptimierung.

Dein Profil:

Du musst kein:e Expert:in in allem sein – viel wichtiger ist uns dein Organisationstalent, dein Servicegedanke und deine Lust, Dinge aktiv zu gestalten:

• Erste Erfahrung im Office Management, Empfang, Assistenz oder in einer vergleichbaren Position – idealerweise im dynamischen Umfeld.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.

• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Freude daran, für andere mit- und vorauszudenken.

• Kommunikationsstärke, Teamorientierung und ein professioneller, herzlicher Umgang mit allen Beteiligten.

• Hohe Serviceorientierung – du behältst auch in stressigen Momenten den Überblick.

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind ein Plus.

Was wir dir bieten:

• #Gestaltungsfreiheit: Deine Ideen setzen Standards – du hast die volle Verantwortung für deinen Bereich.

• #TopTeam: Arbeite mit smarten, ambitionierten Kolleg:innen in einem schnell wachsenden Unternehmen.

• #HealthTechImpact: Verändere mit deiner Arbeit den Zugang zu Gesundheitsleistungen für Millionen von Menschen.

• #AttraktiveVergütung: Wir honorieren Verantwortung, Leistung und Impact.

• #Weiterbildung: Persönliches Wachstum ist Teil unserer Kultur – du erhältst Zeit und Budget für deine Entwicklung.
  

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